Cos'è
LA SEGRETERIA DIGITALE è il cuore di Scuola Digitale e si occupa, in ogni aspetto, del ciclo di vita del documento informatico. Garantisce la piena riuscita dell’intero processo di workflow grazie alla possibilità di utilizzo delle diverse fasi nel suo interno, senza dover mai, ad esempio, esportare file per apporre una Firma Digitale o per consegnare il lavoro ad un’altra persona.
Con Segreteria Digitale infatti, si possono organizzare procedimenti che prevedono attività che coinvolgono più persone, il programma avviserà con notifiche il diretto o i diretti interessati sia in fase di assegnazione che al termine di ogni operazione.
ARCHIVIAZIONE CLOUD
Il documento può essere conservato sostitutivamente o semplicemente archiviato in base ai suoi requisiti. Se un documento ha valore fiscale o probatorio (es. Fatture Elettroniche, Registro Giornaliero di Protocollo, Contratti di lavoro, etc.) la scuola ha l’obbligo di inviarlo in Conservazione a Norma; se non possiede tali requisiti, il documento, può essere archiviato su Cloud. Questi tipi di archiviazione, oltre ad adempiere alle normative vigenti, rendono il documento sempre disponibile, consentendo all’utente di consultarlo in qualsiasi momento e da qualsiasi parte del mondo si trovi, basta essere in possesso di una connessione ad internet.
GESTIONE DOCUMENTI
Segreteria Digitale non si ferma al banale ruolo di strumento di dematerializzazione ma, essendo un vero prodotto di gestione documentale, consente la semplificazione di tutti i procedimenti amministrativi. La finestra di caricamento si presenta divisa in schede (Dati Generali, Metadati, Archiviazione e Fascicolazione, Albo On-line e Trasparenza) dove è possibile inserire i dati che servono a classificare il documento che si sta trattando.
CALENDARIO CONDIVISO
La scuola può gestire un proprio calendario condiviso con tutti gli utenti di Segreteria Digitale ed ogni utente può gestire fino a 5 calendari personali. Il calendario della scuola può anche essere pubblicato in automatico da Segreteria Digitale sul sito istituzionale, per essere visibile da alunni, docenti, genitori ecc. Gli impegni privati e lavorativi, invece, possono essere registrati direttamente nel calendario di Segreteria Digitale oppure possono essere importati da altri calendari on line. La sincronizzazione con i più diffusi calendari on line, tipo Google Calendar, avviene in tempo reale e senza la necessità di eseguire operazioni di import/export di dati.
FASCICOLO ELETTRONICO
Il Fascicolo Elettronico, elemento di estrema importanza nell’archiviazione di un documento, è collegato alle varie anagrafiche dei programmi Axios e pertanto è possibile creare automaticamente un Fascicolo Elettronico per ogni persona fisica o giuridica che abbia avuto, in qualche modo, un contatto con la scuola. L’inserimento dei TAG durante la creazione rende più semplice una ricerca successiva, inoltre è possibile creare sottofascicoli ed inserti in cui inserire ogni tipo di documento. Grazie all’Import/Export il fascicolo può essere inoltre inviato ad un altro Istituto Scolastico.
PROCEDIMENTI
Attraverso l’utilizzo dei Procedimenti, l’utente abilitato, può organizzare tutte le fasi di un lavoro prevedendo attività che coinvolgono più persone (responsabili). Durante tutto il processo di lavorazione, propone automaticamente liste dinamiche di opzioni che l’utente può selezionare, risparmiando in questo modo tempo prezioso. Il Dirigente, il DSGA e i responsabili dei procedimenti potranno avere una visione reale ed istantanea della situazione delle pratiche aperte in segreteria. Questo permetterà di poter intervenire, qualora ce ne fosse bisogno, per ridistribuire i carichi di lavoro e per supportare gli addetti della segreteria nelle situazioni più complesse, con notevoli benefici sulla funzionalità e sull’efficienza dei servizi erogati. Più efficienza, più trasparenza, migliore la qualità del lavoro e migliori i servizi offerti all’utenza.
MESSAGGISTICA INTERNA E NOTIFICHE
I messaggi e le notifiche sono uno strumento utile per ricordare qualcosa. Nel momento in cui arriva una notifica l’attenzione dell’utente è richiamata da un avviso sonoro e dalla visualizzazione del numero di avvisi riportati sull’icona notifiche.
A cosa serve
Il sistema AXIOS permette la gestione completa della segreteria dalla gestione didattica fino al bilancio passando per la gestione personale e molto altro.
Come si accede al servizio
Registrazione e account rilasciato dalla segreteria scolastica
Procedure collegate all'esito
Nessuna
Servizio online
Per richiedere il servizio utilizza la procedura on line prevista nel sito dell'Istituto.
Servizi correlati
Luoghi in cui viene erogato il servizio
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indirizzo
via Montanino snc 04015 Priverno (LT)
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CAP
04015
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Email
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PEC
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Telefono
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Cosa serve
Registrazione e Account rilasciato dalla Scuola
Tempi e scadenze
Secondo termini del contratto con l’Istituto Scolastico
Iscrizione al servizio
01
SetDocumenti
Contatti
- Telefono: 0773904555
- Email: ltic83600g@istruzione.it
Struttura responsabile del servizio
Ulteriori informazioni
Contattare la segreteria scolastica